Gestion de Documents

La stratégie de gestion de documents (ou gestion électronique de documents -GED-) vise à informatiser l'acquisition, le classement, le stockage et l'archivage des documents. C'est un processus de finalité qui découle du cycle de vie du document.

La stratégie de gestion de documents permet un gain de temps et d'argent pour les organisations en organisant la production de documents conformes, en simplifant l'accès à l'information et en améliorant la communication.

Une stratégie de gestion de documents apporte de rapides bénéfices :

• une meilleure capitalisation du savoir-faire
• de nouveaux gains de productivité, par l'accès direct à la bonne information
• une amélioration du service client et de la communication interne
• une amélioration de la qualité des documents produits
  
• une simplification de l'accès au système d'information

Une stratégie de gestion de documents est avant tout la mise en œuvre d'une méthodologie de travail (collaboratif). Une petite, moyenne ou grande entreprise qui n'envisagerait la gestion de documents que sous l'angle logiciel risquerait de connaître une forte déception.

C'est l'adéquation efficace entre solution logicielle et méthodologie de gestion de documents qui est le garant du succès d'une stratégie de gestion électronique des documents. Pour être correctement appliqué et efficace, toute stratégie de gestion de documents nécessite que l'on consacre un budget « prestation d'accompagnement et de mise en œuvre » (interne ou extreneà) en rapport avec l’investissement logiciel…

Une solution de gestion de documents sur-mesure basée sur des progiciels standards

L'expertise et l'expérience des équipes d'IngenCys vous accompagne tout au long de la mise en oeuvre et de l'exploitation de votre solution de gestion de documents :

• analyse des besoins et définition du cahier des charges
• mise en oeuvre de votre stratégie
• formation des utilisateurs-clé
• (éventuellement) liaison avec votre systèmes d'information : ERP, Gestion commerciale, Gestion de projets...
• hot line, accompagnement et support technique

Une exploitation au choix : installée chez vous ou hébergée chez nous

Les solutions de gestion de documents mises en oeuvre par IngenCys sont basées sur le progiciel VDoc Document Management disponible en environnement 100 % web.

La gestion quotidienne d'un parc hétérogène de serveurs nous permet de vous proposer une utilisation au choix :

• installée sur vos propres serveurs, la solution de gestion de documents s'intègre parfaitement à votre système d'information et travaille en liaison avec vos outils informatiques (ERP, Gestion Commerciale...)
  
• hébergée sur nos serveurs sécurisés, une simple connexion internet suffit pour accéder à vos outils de gestion de documents. L'évolution vers une installation sur vos propres serveurs est possible à tout moment

Les principales fonctionnalités de nos solutions de gestion de documents

• interface graphique intuitive 100 % web
• classification multiple et automatisée en fonction du document
• récupération de l'existant documentaire
• accès rapide aux documents via la recherche plein texte
• intégration aux outils de messagerie et annuaire d'entreprises
• architecture ouverte aux applications existantes