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Gestion Électronique des Documents
avec VDoc Document Management

Pour travailler plus efficacement, les collaborateurs doivent pouvoir participer à l'élaboration et accéder simplement à leurs documents et applications. Bien-entendu, les outils mis en place doivent s'intègrer parfaitement aux environnements de travail habituels tels que Windows, Mac OS et être totalement compatibles avec les suites Microsoft et Open Office.

C'est pourquoi, les solutions mises en place par INGENCYS permettent  de construire, gérer, structurer et partager le référentiel documentaire en toute simplicité tout en  favorisant la conception collaborative de documents composites et le partage documentaire.

Gérez sereinement votre documentation

La gestion électronique de documents (GED) regroupe l'ensemble des techniques permettant d'organiser, de gérer et de partager des informations documentaires sous forme électronique.

Dans une GED, un document se définit par :

  • un contenu,
  • les attributs documentaires (auteur, référence, indexation,…),
  • un modèle qui définit la forme,
  • un cycle de vie.

S'appuyant sur ses compétences reconnues d'éditeur et d'intégrateur de solution de GED technique, VDoc Software a développé VDoc Document Management pour répondre aux besoins de gestion documentaire des entreprises.

Souple, évolutif, le logiciel s'inspire des pré-requis documentaires de la norme ISO 9000 V 2000.

VDoc Document Management propose notamment en standard une arborescence documentaire et des modèles de documents
conformes.

Il prend en charge la gestion des versions et gère les liens inter-documentaires qui évoluent en fonction de l'état de
chaque document.

Il permet également de définir pour chaque type de documents un cycle de vie particulier qui peut à tout moment être modifié.

S'appuyant sur la technologie éprouvée de Microsoft SQL Server, VDoc Document Management constitue un véritable coffre-fort documentaire qui centralise l'ensemble des documents et des données. Il assure une sécurité optimale des informations, renforcé par un système très fin de gestion des droits.

Générez facilement des documents intelligents

VDoc Document Management va plus loin que les fonctionnalités traditionnelles de gestion électronique de documents en proposant :

  • d’automatiser la création et la mise à jour de documents composites en les enrichissant avec des données issues des différentes bases de l'entreprise (ERP, CRM).
  • d’accéder directement aux documents depuis des outils métiers (ERP, CAO, ...).

Ainsi, à partir de modèles MicrosoftTM Word, VDoc Open crée dynamiquement et rapidement des documents de conception, des notices
de montage ou propositions commerciales enrichies avec les différentes données de l'entreprise. La mise à jour de ces données se fera
automatiquement à chaque étape du processus documentaire.

Evolutif, adaptable, VDoc Open valorise la documentation de l'entreprise, la rend accessible à tous.

Il propose également des modules permettant de s'intégrer directement dans différents logiciels tels que SolidWorks ou un ERP.

De la GED au Knowledge Management

Pour permettre à l'ensemble des collaborateurs d'accéder à la documentation de l'entreprise, VDoc Document Management intègre un portail de consultation unique. L'utilisateur dispose d'arborescences multiples de classement (par dossier, données…) qui permettent de consulter, créer et diffuser les documents.

Grâce à la recherche plein texte et avancée, retrouver facilement un document est un jeu d’enfant.

Avec VDoc Document Management vous :

  • automatisez la diffusion de l’information via le portail documentaire,
  • partagez facilement la connaissance,
  • valorisez le capital intellectuel de l’entreprise.

Accéder à votre base documentaire dans un portail

Toutes les bases documentaires gérées avec VDoc Document Management s'intègrent facilement dans les portails tels que VDoc Portal développé par VDoc Software ou Lotus Domino développé par IBM.

 

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